Dengan menggunakan sistem Sistem
Inventory Dan Sales yang berfungsi untuk menyatukan/mengintegrasikan proses
bisnis dalam suatu perusahaan dan memiliki basis data yang sama (common), maka
jelas penggunaan sistem Sistem Inventory dan Sales akan memberikan beberapa
keuntungan secara umum.
1. Dengan satu basis data
yang digunakan, maka setiap divisi atau departemen akan menggunakan informasi
yang sama. Hal ini berarti meningkatkan efisiensi dibandingkan setiap divisi
memiliki data sendiri-sendiri. Selain itu akurasi data juga dapat lebih terjaga
dikarenakan data yang ada tSistem Inventory dan Salesusat. contoh yang sering
ditemui adalah, data stok barang jadi diolah dan dimiliki oleh bagian Sales,
bagian Gudang juga mengolah dan memiliki data tersebut dan tentunya
bagian Accounting. Tanpa data yang tSistem Inventory dan Salesusat maka akan
ada 3 informasi mengenai data barang jadi dari setiap bagian dan tidak jarang
data tersebut saling bertolak belakang (islands of information).
Sehingga membutuhkan waktu untuk melakukan rekonsiliasi data sebelum dapat
digunakan untuk pengambilan keputusan.
2. Dengan satu sistem yang
terintegrasi dalam suatu perusahaan, maka dapat tercipta sinkronisasi proses
antar bagian/divisi, membantu melakukan standarisasi proses kerja, sehingga
akan berakibat kepada meningkatkan kontrol.
secara detail ada 5
keuntungan yang dapat diperoleh dengan menggunakan sistem Sistem Inventory dan
Sales.
1. Penghematan (Direct
Saving Cost)
2. Peningkatan Kualitas
Informasi (Information Quality)
3. Produktifitas Team (Team
Productivity)
4. Management
Performance
5. Sinkronisasi antara IT
sistem dengan Strategi Perusahaan (IT and Business Strategic Alignment)
Kentungan menggunakan
sistem Sistem Inventory dan Sales secara detail kami coba paparkan secara
detail, keuntungan-keuntungan ini merupakan contoh kecil saja dan dipengaruhi
juga oleh proses setiap perusahaan juga masing-masing industri bisa saja
memiliki perbedaan.
1. Penghematan (Direct Saving Cost)
Keuntungan menggunakan
sistem Sistem Inventory dan Sales yang paling sering diperdebatkan adalah
bagian bagaimana menghitung penghematan/efisiensi yang didapat setelah
menggunakan sistem ini dibanding sebelumnya. Menjadi sangat penting untuk kita
dapat mencoba menghitung nilai yang didapat dari efisiensi dengan begitureturn dari
investasi sistem dapat diperkirakan diawal proyek.
beberapa contoh efisiensi
menggunakan sistem Sistem Inventory dan Sales yang terintegrasi sebagai
berikut:
a. Nilai inventori atau
stok menjadi lebih rendah, sistem dapat memberikan informasi stok yang lebih
akurat dan cepat. Dengan demikian stok level dapat diatur dengan lebih baik,
apabila sebelumnya kita lebih memilih menumpuk barang untuk berjaga-jaga jika
produksi menginginkan atau permintaan pelanggan naik kita tidak kehilangan
sales. Dengan nilai stok yang sesuai dengan kebutuhan maka terjadi penghematan
dari sisi keuangan yang biasa digunakan untuk membeli kelebihan stok barang.
Penghematan ini juga dapat meningkatkan cash karena mendapatkan bunga, atau
menekan biaya bunga dana bank yang biasa kita gunakan untuk membeli stok. Hal
lain yang didapat dari menurunnya stok level, kita juga menghemat biaya gudang
penyimpanan sehingga operasional gudang dapat menjadi lebih efisien, juga
menghindari barang kadaluarsa (expired) untuk barang-barang tertentu karena
terlalu lama penyimpannya.
b. Efisiensi Arus Kas
(Cash Flow), dengan sistem Sistem Inventory dan Sales arus kas dapat menjadi
lebih baik, sehingga kita dapat mengatur inflow danoutflow
cash. Seperti memonitor Piutang (Accounts Receivable) dengan jalan
meningkatan tingkat tagihan(collectibility) dari sebelumnya yang
selalu rata-rata terlambat 10 hari dari jadwal (Payment Terms) menjadi
lebih cepat, dengan begitu kita mendapatkan dana untuk membeli barang atau
mendapatkan bunga dari dana yang selama ini tertahan 0leh pelanggan. Apabila
kita menggunakan dana bank maka kita juga dapat menghemat bunga pinjaman dengan
sangat signifikan.
c. Menghemat biaya
operasional, dengan menggunakan sistem Sistem Inventory dan Sales kita pastinya
dapat menghemat biaya operasional seperti pada contoh sebelumnya, menghemat
biaya penyimpanan barang/gudang, menghemat biaya bunga untuk dana yang kita
pinjam dari bank, dan yang tak kalah pentingnya dengan mendapatkan efektifitas
dari proses didalam sistem maka akan menghasilkan penghematan juga dari sisi
biaya tenaga kerja misalnya yang selama ini membutuhkan waktu lebih lama (Overtime)
menjadi lebih cepat sehingga dapat menekan biaya lembur.
d. Menurunkan biaya
komunikasi (Reduce Communication Cost), pada industri atau perusahaan
yang memiliki lokasi yang tSistem Inventory dan Salesisah-pisah akan sangat
terbantu dengan sistem yang terintegrasi. Hal ini sangat membantu dalam
melakukan konsolidasi data antar cabang, sehingga biaya koordinasi komunikasi
dan waktu pengumpulan data menjadi lebih cepat.
e. Meningkatkan pendapatan
(Increase Revenue), hal ini sering dianggap bukan akibat langsung dari
keuntungan menggunakan sistem Sistem Inventory dan Sales. Dengan informasi yang
lebih akurat dan cepat maka kita dapat memperkirakan kebutuhan barang untuk
pelanggan dengan lebih baik dan bereaksi lebih cepat terhadap suatu perubahan.
Hal ini akan menghasilkan peningkatan pendapatan, selain itu pendapatan
meningkat karena kita dapat meminimalisasi potensial sales yang selama ini
hilang (loss of potential sales) karena permintaan tidak dapat dilayani
yang disebabkan oleh ketidaktersediaan barang.
Sekali lagi besarnya
keuntungan yang dapat didapat dengan menggunakan sistem Sistem Inventory dan
Sales ini sangat bergantung kepada proses kerja dalam suatu perusahaan dan juga
bisa sangat berbeda untuk setiap industri.
Selain faktor keuntungan
ekonomis yang dapat diperhitungkan (tangible) Direct Saving
Cost yang didapat karena menggunakan sistem Sistem Inventory dan
Sales, terdapat keuntungan-keuntungan lainnya.
2. Kualitas Informasi (Information Quality)
Dengan menggunakan sistem Sistem
Inventory dan Sales yang mengintegrasikan setiap departemen, maka kita akan
mendapatkan kualitas dari informasi yang lebih baik dari sebelumnya.
a. Meningkatkan Akurasi
Data (Increase Data Accuracy)
Dengan sistem yang
terintegrasi maka proses pemasukan data transaksi atau proses pemuktahiran
master data menjadi lebih
sedikit. misalnya bagian
Sales melakukan entry data Sales Order, data sales order ini kemudian akan
dipergunakan oleh bagian gudang untuk melakukan pengiriman. Dengan data
yang diinput hanya 1 kali dan dipergunakan oleh beberapa departemen maka
secara otomatis akan meningkatkan akurasi data yang dimiliki perusahaan.
b. Meningkatkan Pengawasan
(Increase Control)
Proses Pengawasan (Control)
yang disediakan oleh sistem, seperti Gudang tidak dapat menerima barang
dari supplier tanpa Purchase Order dari bagian Pembelian. Dengan demikian
informasi data di gudang dan jumlah hutang perusahaan dapat menjadi
akurat.
c. Ketersediaan Informasi
yang lebih cepat.
Kualitas informasi yang
lebih baik/akurat pastinya harus bisa didapat dalam waktu yang lebih
cepat. sehingga dengan informasi yang cepat dan akurat dapat dilakukan
pengambilan keputusan yang lebih baik.
d. Minimize Rework.
Dengan sistem yang tidak
terintegrasi banyak aktifitas yang dilakukan berulang. Misalnya pihak
gudang harus memutahirkan data stok gudang, demikian juga pihak
accounting, dan tidak ketinggalan pihak sales. Selain itu umumnya proses
pembuatan laporan-laporan bisa berbeda-beda dengan menggunakan informasi
yang sama, dengan sistem Sistem Inventory dan Sales semua hal ini bisa
diminimalisasi sehingga menjadikan pekerjaan lebih efisien.
e. Mempermudah pencarian
kesalahan (Easier to recover from mistakes).
Pada saat ditemukan suatu
kejanggalan suatu transaksi, proses pencarian (tracing) dapat dengan mudah
dan cepat dilakukan. sehingga perbaikan dengan cepat dapat dilakukan yang
menjadikan kualitas informasi lebih baik.
Keuntungan
ke-3 yang akan didapat dengan menggunakan Sistem Inventory dan Sales sistem
setelah Direct Saving Cost dan Better Information
Quality (Bagian 3) adalah Peningkatan Produktifitas Team.
3. Increase Team Productivity
a.
Akses Informasi yang lebih cepat dan mudah (Easier & Faster access to
Information)
dengan
digunakannya sistem Sistem Inventory dan Sales yang terintegrasi, kerja team
dalam proses pencarian informasi menjadi lebih mudah dan cepat sehingga waktu
kerja menjadi lebih efficient.
b.
Menurunkan tingkat kesalahan (Minimize Mistakes)
Proses
data yang tSistem Inventory dan Salesusat menjadikan entry data dilakukan oleh
masing-masing yang bersangkutan sehingga menghindari entry data yang
berulang-ulang. Hal ini pada akhirnya menurunkan tingkat kesalahan.
c.
Standarisasi Pekerjaan
Penggunaan
sistem Sistem Inventory dan Sales membuat proses pekerjaan menjadi lebih
terstruktur dan standar sehingga kualitas pekerjaan tidak tergantung kepada
pribadi user.
d.
Optimalisasi biaya karyawan (Optimized labor costs)
Dengan
menurunnya tingkat kesalahan dan meningkatnya kualitas pekerjaan dan informasi
yang dihasilkan oleh perusahaan, maka pekerjaan tiap team menjadi lebih
berkualitas. Perubahan dari pekerjaan klerikal menjadi pekerjaan analisa
informasi untuk pengambilan keputusan.
Penggunaan
sistem Sistem Inventory dan Sales tidak hanya memberikan keuntungan dari sisi
operasional, namun hal yang lebih penting adalah sistem Sistem Inventory
dan Sales dapat membantu pihak managerial dalam membuat keputusan-keputusan
berdasarkan informasi yang diperoleh.
berikut
adalah keuntungan yang didapat oleh level managerial (Management Performance)
4. Meningkatkan Management Performance
a.
Informasi yang diperoleh pihak managerial lebih akurat dan informasi tersedia
kapan saja pada saat dibutuhkan.
b.
Informasi di dapat lebih cepat oleh pihak managerial, waktu yang biasanya
dibutuhkan untuk mengumpulkan data untuk diolah menjadi laporan dapat
dipersingkat.
c.
Dari keuntungan-keuntungan yang didapat diatas (informasi yangtimely, faster
and accurate) maka pada akhirnya mendorong pengambilan keputusan yang lebih
baik oleh pihak manajemen.
d.
Informasi yang terintegrasi dan akurat pada akhirnya akan dapat meminimalisasi
rapat-rapat koordinasi internal perusahaan maupun dengan pihak luar seperti
pelanggan dan supplier
Tidak ada komentar:
Posting Komentar